Sinds een paar weken werken miljoenen Nederlanders gedwongen vanuit huis. Hoe zorg je dat het prettig en productief is?
Freelance dagvoorzitter Judith de Bruijn zou in de tweede helft van maart vijf bijeenkomsten begeleiden. Door het coronavirus dreigden de besprekingen te worden afgezegd. Daarop besloot De Bruijn te kijken of de bijeenkomsten – met 25 tot 30 mensen – online konden plaatsvinden. ‘Ik had een paar jaar terug een leertraject gedaan over online werken, dus ik heb mijn docente van toen gebeld en die heeft me heel snel bijgepraat en ingewerkt.’
Allemaal een chatruimte
De Bruijn dook in het softwarepakket Adobe Connect, dat verder gaat dan de bekende online communicatiesoftware als Skype, Zoom en WhatsApp. Wat ze gemeen hebben, zijn gereedschappen als een whiteboard, een videostream en een chatruimte. Connect biedt daarbovenop tools voor brainstormen en besluitvorming, vertelt De Bruijn. ‘Zo kun je groepen in afzondering laten samenwerken en het werk dat ze daar maken later in de hoofdvergadering brengen, waar je het bespreekt met de rest. Het is net echt.’
Meer lezen in het Dossier Corona.
Duidelijk tegen deelnemers
De vijf bijeenkomsten zijn allemaal doorgegaan; wat heeft De Bruijn ervan geleerd? ‘Ten eerste moet je zo’n sessie extreem goed voorbereiden; bijna alsof je een machine programmeert. Per onderdeel moet je precies weten wat je eruit wil halen. Tegen de deelnemers moet je heel duidelijk zijn over wat er op elk moment van ze wordt verwacht. Nu graag alleen luisteren, even later mogen jullie antwoorden in de chat of samen brainstormen op een whiteboard.’
Tegelijk is het zaak dat de virtuele bijeenkomst soepel verloopt en prettig is voor de deelnemers. ‘De kunst is het te laten voelen als een echte bijeenkomst van mensen. Ik zet mijn webcam op ooghoogte, spreek mensen bij hun voornaam aan, geef complimentjes. Het gaat niet alleen om de inhoud, ook het sociale element moet kloppen.’
Geen hints van lichaamstaal
Een overleg online doen heeft ook nadelen. Kinderen die joelend door beeld rennen, microfoontjes die niet werken, deelnemers die niet overweg kunnen met software. Je kunt elkaar niet direct in de ogen kijken en de subtiele hints van lichaamstaal opvangen waar we zoveel informatie uit halen. Dit geeft ook een onverwacht voordeel, merkte de Bruijn. ‘Introverte mensen dragen online meer bij. Zij steken hun hand bij een fysieke bijeenkomst misschien niet zo snel op, terwijl ze wel vaak zinnige dingen in te brengen hebben.’
Microfoon op stil
Voor robotprogrammeur Loy van Beek veranderden de coronamaatregelen niets eens zoveel aan zijn werksituatie. Hij werkt voor een bedrijf in het Duitse Stuttgart dat robots maakt die in winkels en musea voorlichting geven aan klanten en bezoekers. Van Beek werkte voorheen al vanuit zijn huis in Boxtel (Noord-Brabant); nu gingen echter ook zijn Duitse collega’s thuiswerken.
Hoe werkt dat? Op kantoor in Stuttgart staat een robot, die af en toe nodig is voor het doen van praktijktests. Daarom staat er een camera gericht op de robot. Tegelijk kunnen Van Beek en zijn collega’s met elkaar praten via videostreams op Google Hangouts. ‘Dat went heel snel. Je moet je alleen houden aan omgangsvormen, zoals je microfoon op stil zetten op de momenten dat je alleen hoeft te luisteren.’
Lastiger voor leidinggevende
Van Beek realiseert zich dat zijn functie zich goed leent voor permanent vanuit huis werken. ‘Ik programmeer en kan veel processen van de robot simuleren op de computer. Als ik een leidinggevende rol zou hebben, was het lastiger denk ik.’
Hoewel Van Beek veel vanuit huis kan doen, zijn er momenten dat een nieuwe functie van de robot in de praktijk moet worden getest. Eind maart gebeurde dat nog, met een nieuw stuk software voor de robot. ‘Ik logde via een VPN-verbinding in op een computer van de robot. Van afstand startte ik het testprogramma, terwijl mijn collega naast de robot stond met een noodknop in zijn hand. Het ging goed, maar voor zo’n test moet er natuurlijk wel een collega fysiek naar ons kantoor gaan; daar maken we onderling afspraken over.’
Digitaal ook na de crisis
Dagvoorzitter De Bruijn verwacht dat ze ook na de coronacrisis gebruik zal blijven maken van uitgebreide digitale hulpmiddelen. ‘Ik zou het per project bekijken, maar ze bieden zoveel voordelen. Online overleggen scheelt al een hoop CO2-uitstoot, omdat je niet samen hoeft te komen. Het maakt vergaderen trouwens ook democratischer. Grote organisaties houden bijeenkomsten vaak in de Randstad, maar dat is voor iemand uit Groningen al lastig bijwonen.’
Meer lezen over technologie in de corona-crisis? Bekijk het nieuwe Dossier Corona.
Openingsfoto: Online vergaderen was technisch al lang mogelijk, maar door de coronacrisis maken veel mensen er gebruik van. Foto Global Water Partnership / Creative Commons (BY-NC-SA 2.0).
Nieuwsbrief
Vond je dit een interessant artikel, abonneer je dan gratis op onze wekelijkse nieuwsbrief.